Плохое деловое письмо отнимает время у всех: непонятно, чего хотят, и что делать дальше. Хорошее — коротко и заканчивается ясным действием. ИИ помогает добраться до этой ясности.
Базовый приём
Расскажите суть своими словами и попросите оформить:
Оформи деловое письмо. Суть: нужно перенести встречу с четверга на понедельник и получить подтверждение. Тон вежливый и деловой, коротко. В конце — понятное действие для адресата.
Что делает письмо хорошим
- Тема, по которой ясно содержание — попросите ИИ предложить точную тему.
- Суть в первых двух строках — адресат должен понять запрос сразу.
- Одно письмо — одно действие — что именно и к какому сроку.
- Без канцелярита — «доводим до вашего сведения» заменяется на «сообщаем».
Тон под ситуацию
Одно и то же можно написать мягче или жёстче. Попросите вариант «понастойчивее», если это второе напоминание, и «помягче», если отношения важны.
Перевод
Для переписки с иностранными партнёрами просите не дословный перевод, а с сохранением тона — и отдельно спрашивайте, не звучит ли текст грубее задуманного.